Mis on ametlik kiri:
Ametlik kiri on a dokument, mille sisu viitab institutsionaalsele, äri-, töö-, poliitilisele, finants-, akadeemilisele teemale, mille hulgas kasutatakse ametlikku ja südamlikku keelt.
Ametlik kiri on kirjavahetus, mida on tavaks teha nendel juhtudel, kui soovite esitada taotlust, soovitust, esitlust, tänu, avaldust, tagasiastumist või avaldada konkreetset huvi pakkuvat teavet.
Selles mõttes vastab ametlik kiri teatud elementidele ja omadustele, mis eristavad seda mitteametlikust kirjast või muud tüüpi kirjalikust suhtlusest. Samuti koosneb selle struktuur kolmest põhiosast, milleks on pealkiri, teabe esitamine ja hüvastijätt.
Ametlik kiri võimaldab suhelda kahe inimese vahel, kes üldiselt üksteist ei tunne, seetõttu pannakse rõhku ettevaatlikule kirjutamisele, ideede esitamisele, südamliku, lugupidava ja ametliku keele kasutamisele ning muudele elementidele.
Seetõttu välditakse seda tüüpi kirjade korral muu hulgas õigekirjavigu, kriipsutamist, kustutamist, loetamatut käekirja, postikirjade kasutamist, hilise vastuse andmist.
Ametliku kirja elemendid
Ametlikus kirjas on rida elemente, mida tuleb järgida, et see saaks täita oma kommunikatiivset funktsiooni ja tekitada vastuse nimetatud teabele. Allpool on ametliku kirja peamised elemendid.
- Kirjaplank: saatja andmed, mis koosnevad muu hulgas telefoninumbrist, aadressist, e-posti aadressist.
- Vastuvõtja nimi: isik, kellele kiri on adresseeritud.
- Koht ja kuupäev alates kirja kirjutamise hetkest.
- Tervitus või päis: see on kirjutatud viisakuse ja austuse valemitega ning eelneb kirja teemale.
- Teema või sissejuhatus lühidalt kirja põhjuse kohta.
- Sõnumi sisu: See on kirja kõige olulisem osa, kuna selle põhjused on paljastatud ja arenenud.
- Vallandati: see koosneb lõikest, kus põhiidee on suletud, ja südamlikust hüvastijätust.
- Kindel: sisestatakse saatja nimi ja positsioon.
Ametliku kirja omadused
Ametliku kirja omadused võetakse kokku ühtse, lühikese, lugupidava teabe esitamises, mis täidab selge sõnumi edastamise funktsiooni.
- Kasutatakse formaalset, lihtsat ja selget keelt.
- Kohalduvad viisakusvalemid.
- Sisu on lühike ja täpne (väiksemaid üksikasju ei esitata).
- Avalikustatakse täielik ja vajalik teave.
- Ideed esitatakse tähtsuse järjekorras koos lühikeste ja ühtsete lõikudega.
- Üldiselt on need kirjad adresseeritud võõrastele.
